フルリモートでアワード開催を成功させる方法 – デジタルの圧倒的な生産性と効果！

実際、Award Forceは、完全リモートでバーチャルに会社を運営しており、組織運営ノウハウ、クライアントサポートに基づく各業務支援機能、デジタルツールの活用経験がフィードバックされています。

アフターコロナでオフィス回帰が話題になっていますが、アワードに関わる関係者の場合、むしろコロナ禍で普及したテレワークの促進が生産性を向上させます。Award Forceでは、以下のツールを活用してバーチャルな組織運営でオフィスワーク以上の生産性を挙げています。

もっともツールのみで容易にリモートオペレーションが実現、定着するわけではなく、チーム全体の生産性、満足度、健康を維持するために次のポリシーを整備しています。 

 時間を節約し、整理整頓する

•  事務局は、エントリーをリアルタイムで簡単に追跡、管理、タグ付け、フィルタリング、検索、およびレポートできます。
•  重複の管理や盗作検出などの強力な管理機能を使用して、プログラムをすっきりと最高の状態に保つことができます。
•  オンラインでプログラムを操作するすべての人の役割と権限をきめ細かく制御できます。

• エントリーや審査が地理的な地域ごとに分かれているアワードプログラムの場合、これらを複数の支部に分割して簡単に管理できます。
• エントリー日やカテゴリーごとにプログラムを整理する機能を使って、特定のチャプターのエントリーと審査員と事務局担当者を割り当てられます。
• 特定の章を審査する審査員チームを設置できます。

• エントリーの提出状況、審査課題、結果などのデータをリアルタイムで簡単に監視することができます。
• すべてのプログラムデータにいつでもアクセスでき、必要なときに必要なものをエクスポートおよび一括ダウンロードできます。
• すべてのデータをオンラインにすることで、事務局や組織の他のユーザーとメールで共有することが容易になります。

• 対面式のイベントがないため、コミュニケーション戦略もデジタルに転換する必要があります。Award Forceプラットフォームでは、次の機能を使用して、プログラムの各ステージの参加者と簡単にコミュニケーションできます。

• Award ForceのようなSaaSプラットフォームは、プログラムのデータを保護するための一流のセキュリティ機能の利点を提供します。
• ソフトウェアのすべての機能は、セキュリティ、プライバシー基準、データ整合性の保護をベストプラクティスとして設計および実装されています。プログラムのデータが安全でセキュアであることから、あなたや参加者のコミュニティがどこにいても安心できます。

• 最近では、スポンサー付きの投稿だけで、安価にソーシャルメディア上の大勢のターゲットオーディエンスにメッセージやコンテンツを届けられます。
• プログラム情報やアワードWebサイトへのリンクを含むストックフォトなどの簡単な投稿を始め、過去の受賞者のアートやビジュアルを使用してプログラムを深く掘り下げて宣伝することもできます。
• Award Forceのエントリーが掲載できる美しいギャラリーを利用して、魅力的なコンテンツを簡単に共有できます。

• Award Forceのソーシャル共有機能を利用すれば、応募者は送信ボタンを押すと簡単に各応募者のオンラインコミュニティ上にプログラムを共有できます。

• 潜在応募者にプログラム要件を発信し、アワードプログラムのエントリーページを簡単に紹介できます。

• 検索広告とディスプレイ広告でアピールすることで、容易にアワードプログラムに関心を持つオーディエンスにリーチできます。

 一部のアワードプログラムはライブ審査イベントを開催することで、審査員が協力してアワードを盛り上げ、受賞者が話題を呼びます。しかし、ライブ審査イベントの運営には課題もあります。地理的に遠い参加者が多いプログラムの場合や、多忙な審査員を集めるのが難しい場合があり、イベント費用、関連するホテル、旅行費用、また、不測の事態により、参加が難しくなることもあります。その代替手段として魅力的なバーチャル審査イベントの実施方法をご紹介します。

• 市場には、ZoomやSkype for Workなどのオプションである多くの人気のあるWebキャストツールがあります。ビデオを使用していない場合は、SlackやGoogleハングアウトなどのチャットオプションもあります。プログラム評価のニーズに合ったツールを選択します。

• 審査員がお互いに話すことを許可しますか？　それとも、各評価は匿名で作られましたか？　フィードバックとスコアは投稿されるとすぐに公開されますか？　それとも、すべての評価が終了するまで非表示にする必要がありますか？　審査員が互いに、または事務局とどのようにコミュニケーションをとる必要があるか、また必要かどうかを検討します。Award Forceは、いずれの場合でも最適な評価プロセスが設定可能です。

• 審査員とのブリーフィング文書を準備し、プログラムの開始時に可能であれば審査員からアワードプログラムへの参加同意書を受領します。
• タイムゾーンを念頭に審査イベントの日時を設定し、審査員に審査イベントの日時を事前に伝えます。
• 1か月前、1週間後、前日のリマインダー送信を通じて、審査員が重要なイベントの準備ができていていることを確認します。
• イベントの議題を準備します。審査イベントの1週間前に、イベントのアジェンダを提供し、審査員に何を期待するか、必要なテクノロジーは何か、イベントに必要な時間、イベント中に問題が発生した場合に使用する電話番号、ホットライン、またはメールアドレスを知らせます。審査の複数の段階がある場合は、これらをレイアウトし、審査員に何を期待するか、どの時点で参加を求められるかを知らせることが重要です。
• 事前に審査員に技術要件を伝えます。使用するツールを知らせ、事前にテストするように依頼してください。システム要件を事前に十分に提供して、問題に対処できるようにします。